UBL Facturen verzenden

Een UBL factuur bestaat uit een PDF bestand en een XML bestand met dezelfde naam. Deze bestanden kunnen als bijlagen per e-mail worden verzonden of kunnen worden klaar gezet of geupload naar een voor klanten beschikbare server. Deze instructie is beperkt zich tot het per stuk verzenden van UBL facturen per e-mail.

De functie is beschikbaar in Order of Invoice door bij een factuur (FC1 document via: Uitvoer|Factuur) op de @-mailknop te klikken.

Voordat bij een factuur met de @-mailknop naast een PDF tevens een XML bestand wordt meegezonden dient eerst UBL te worden geactiveerd. Hiertoe dient uit het Opties-menu van Order of Invoice de keuze: Voorkeur gemaakt te worden. Na deze keuze verschijnt de volgende dialoog:

In het tabblad: Factuur dient eerst bij: Markeer @-mail als geprint achter FC1 'Ja' ingevuld te worden. Deze keuze is verplicht omdat het verzenden van een UBL factuur gelijk staat met het versturen van de factuur per post. Daarna dient: Email UBL bijlagen (xml+pdf) met 'Ja' bevestigd te worden. (Indien vervolgens achter FC1 weer 'Nee' zou worden ingevuld dan wordt: Email UBL bijlagen (xml+pdf) in het grijs weergegeven en worden er geen UBL facturen verzonden!)

Onafhankelijk van bovenstaande instellingen kunnen UBL facturen automatisch verzonden worden met behulp van modellen en speciale acties. De body van de e-mail kan dan een aangepaste medeling bevatten en opgemaakt in de stijl van het bedrijf. Een mogelijkheid is bijvoorbeeld om dit automatisch uit te laten voeren tijdens het fiatteren van facturen. Of met behulp van een model die een factuuroverzicht met selectie mogelijkheid toont en waarmee de geselecteerde facturen in bulk gemaild kunnen worden.

Verder kan gebruik worden gemaakt van de betaalde diensten van service providers die via een beveiligd Peppol netwerk ervoor kunnen zorgen dat uw facturen worden vertrouwd en met een ontvangstbevestiging worden bezorgd.

<<<<