BTW Identificatienummers.

Vanaf versie V029 gelden gewijzigde regels voor de BTW-identificatienummers. Nieuw is het onderscheid tussen leveringen en diensten. Voor de intracommunautaire leveringen (van goederen) blijven BTW-identificatienummers ongewijzigd. Voor intracommunautaire diensten wordt aan het BTW-identificatienummer de letter V toegevoegd zoals al in gebruik bij verlegde binnenlandse diensten. Een X op de laatste positie van het BTW-identificatienummer wordt gebruikt voor uitzonderingen waarbij de transacties niet vermeld dienen te worden in de BTW Aangifte of de ICP-Opgaaf. Zie enkele voorbeelden van Leveringen en Diensten.

De BTW nummers worden ingevuld bij de voor dit doel te openen velden in de debiteuren en crediteuren rubrieken. Indien deze velden nog niet bestaan kunnen ze aangemaakt worden via: Account|Schema|Rubriek Wijzigen. Voor de naam van deze velden kan het beste: "BTW-nummer" of iets dergelijks gekozen worden. Nadat de velden zijn aangemaakt dienen ze expliciet voor dit doel te worden gereserveerd. De reservering kan op verschillende plaatsen in Visual Enterprise afhankelijk van de geïnstalleerde modules en opties. Voor de debiteuren via: Order|Opties|Algemeen, voor de crediteuren via: BuyIt|Opties|Algemeen of voor beide via: Mate|Aangifte|Algemeen:Algemeen.

Het BTW-identificatienummer wordt per mutatie in de financiële administratie vastgelegd. Op deze wijze kunnen er verschillende soorten van transacties per debiteur of crediteur worden bijgehouden. Transacties waarbij tevens een bedrag aan BTW wordt geboekt worden altijd behandeld als zijnde een binnenlandse transactie onafhankelijk van het vermelde BTW nummer. Tevens geldt dat voor alle hieronder genoemde buitenlandse transacties (het BTW nummer is niet blanco en begint niet met NL) verwerkt dienen te worden via Uitgaande of Inkomende nota's. Het maakt hierbij geen verschil of de boekingen handmatig via Uitgaande of Inkomende Nota's worden ingevoerd danwel geautomatiseerd via Order/Invoice of BuyIt/Supply. De bij de debiteuren en crediteuren ingevoerde BTW nummers gelden als standaardwaarden voor de documenten welke aangemaakt worden via Order, Invoice, BuyIt of Supply. In Order, Invoice, BuyIt of Supply kan deze standaardwaarde per document worden gewijzigd. Dit kan toegepast worden bij b.v. een afnemer waaraan meestal onbelaste leveringen worden gefactureerd en af en toe onbelaste 'intracommunautaire' diensten volgens de BTW verleggingsregeling. De BTW verleggingsregeling wordt toegepast door achter het BTW nummer een V toe te voegen zoals in: LL*****V (met * nul of meer tekens). Voor deze afnemer worden in de BTW Aangifte zowel de intracommunautaire leveringen als de verrichte diensten gezamenlijk vermeld bij 3b (leveringen naar/diensten in landen binnen de EU. Bovendien worden de leveringen en diensten aan deze afnemer apart (onderscheidend) vermeld in de ICP Opgaaf. Dit laatste overigens pas nadat de facturen zijn gefiatteerd en gemuteerd in Account.

Hieronder volgt een overzicht van de diverse transacties en voorwaarden waaraan de bijbehorende BTW nummers dienen te voldoen. De BTW nummers mogen worden ingevoerd met hoofd en kleine letters, eventuele spaties, puntjes en andere leestekens. Tijdens de verwerking van de BTW nummers worden echter alleen cijfers en letters overgenomen waarbij de letters worden omgezet naar hoofdletters. In het onderstaande overzicht geldt dat andere tekens dan cijfers of letters niet mee tellen bij de vermelde minimale lengte.

Intracommunautaire leveringen en verwervingen
Voor het registreren van intracommunautaire leveringen en verwervingen dienen de BTW nummers te voldoen aan:

Hierbij dient LL een van de volgende landcodes te zijn:
BE, DK, DE, FR, EL, IE, IT, LU, PT, ES, GB, FI, AT, SE, CY, EE, HU, LV, LT, MT, PL, SI, SK, CZ, BG, RO
Voor * kunnen willekeurige cijfers, letters en andere tekens worden ingevuld waarbij het laatste teken geen A is. Voor het totaal aantal cijfers en letters inclusief landcode geldt een minimum van 7 en een maximum van 14. Voorbeeld: BE--123(4) is ongeldig omdat het totaal aantal cijfers en letters in BE1234 zes bedraagt. BA-123.45.6B01 is ook ongeldig omdat BA geen geldige landcode is maar Be-123.45.6b01 is wel geldig en wordt verwerkt als BE123456B01.

'Intracommunautaire' diensten
Voor het registreren van intracommunautaire diensten dient het BTW-nummer te voldoen aan:

Hierbij dient LL een van de volgende landcodes te zijn:
BE, DK, DE, FR, EL, IE, IT, LU, PT, ES, GB, FI, AT, SE, CY, EE, HU, LV, LT, MT, PL, SI, SK, CZ, BG, RO
Voor * kunnen willekeurige cijfers, letters en andere tekens worden ingevuld waarbij het laatste teken een V dient zijn. Voor het totaal aantal cijfers en letters inclusief landcode geldt een minimum van 7 en een maximum van 15.

Intracommunautaire ABC Leveringen (vereenvoudigde regeling)
ABC leveringen zijn leveringen waarbij een tussenhandelaar B vanuit EU land B goederen inkoopt van leverancier A in EU land A en deze goederen verkoop aan afnemer C in EU land C. Hierbij spreekt B met leverancier A af dat de goederen rechtstreeks vanuit EU land A naar afnemer C in EU land C worden vervoerd. Om te voorkomen dat B zich voor de BTW moet laten registreren (of zich fiscaal moet laten vertegenwoordigen) in EU land A en zijn levering aan C moet vermelden op zijn BTW aangifte en Opgaaf Intracommunautaire leveringen in EU land A is de vereenvoudigde regeling in het leven geroepen. Indien B gebruik maakt van de vereenvoudigde regeling dan dient B dit op zijn Opgaaf intracommunautaire leveringen in EU land B aan te geven en dient B op zijn factuur aan C de aantekening '28 quater, E, 3' of 'Toepassing vereenvoudigde ABC-regeling' te vermelden.
Voor het registreren van intracommunautaire ABC leveringen dienen de BTW nummers te voldoen aan:

Hierbij dient LL een van de volgende landcodes te zijn:
BE, DK, DE, FR, EL, IE, IT, LU, PT, ES, GB, FI, AT, SE, CY, EE, HU, LV, LT, MT, PL, SI, SK, CZ, BG, RO
Voor * kunnen willekeurige cijfers, letters en andere tekens worden ingevuld waarbij het laatste teken een A dient zijn. Voor het totaal aantal cijfers en letters inclusief landcode geldt een minimum van 7 en een maximum van 15. Voorbeeld: BE--123(4)A is geldig en wordt verwerkt als BE1234A. BA-123.45.6B01A is niet geldig omdat BA geen bestaande landcode is maar Be-123.45.6b01a is wel geldig en wordt verwerkt als BE123456B01A.

Transacties onder toepassing binnenlandse Verleggingsregeling
Indien de verleggingsregeling van toepassing is dan is niet de leverancier van diensten of goederen belastingplichtig voor de BTW maar de afnemer. De BTW-verschuldigdheid van de leverancier is verlegd naar de afnemer. Leveranciers die de verleggingsregeling toe passen dienen geen BTW in rekening te brengen en in plaats daarvan de aantekening 'BTW Verlegd' op de factuur te vermelden. Afnemers die goederen of diensten afnemen van leveranciers die de verleggingsregeling toepassen dienen dit te registreren en te vermelden op het BTW Aangifte formulier bij 2a (BTW verlegd) terwijl de leverancier of dienstverlener dit doet bij 1e (niet bij u belast).
Voor het registreren van BTW verlegde binnenlandse transacties dienen de BTW nummers voor zowel afnemers als leveranciers/dienstverleners te voldoen aan:

De BTW nummers beginnen met NL of BV waarbij BV wordt ondersteund vanwege vereiste comptabiliteit met voorgaande versies van Visual Enterprise. Indien het BTW nummer begint met NL dan dient deze te eindigen op V. Voor * kunnen willekeurige cijfers, letters en andere tekens worden ingevuld. Voor het totaal aantal cijfers en letters geldt een maximum van 15. Voorbeeld: nl-23(4)V en NLv zijn geldig en worden verwerkt als NL234V en NLV. BV-123.45.6B01 en bV zijn eveneens geldig en worden verwerkt als BV123456B01 en BV. Het gebruik van BV* en NL*V maakt voor de aangifte geen verschil.
Let op dat nota's met BV* of NL*V verschillend worden doorgeboekt indien gegenereerd via Order, Invoice, BuyIt of Supply.  BV* wordt doorgeboekt naar: Omzet/Kosten EUR en NL*V naar Omzet/Kosten NLD.

Installatie/Afstandsverkopen
Installatieverkopen zijn verkopen waarbij een leverancier goederen levert aan een afnemer in een ander EU land en deze goederen tevens in dat andere EU land installeert of monteert. Installatieverkopen zijn belast in het EU land waar de installatie of montage plaatsvindt. De leverancier dient in het andere EU land BTW aangifte te doen. Afstandsverkopen zijn leveringen van goederen aan afnemers die niet over een BTW nummer beschikken zoals particulieren en niet-belastingplichtige rechtspersonen. Bij Afstandsverkopen geldt een per land verschillend drempel bedrag. Beneden dit drempelbedrag zijn de Afstandsverkopen belast in Nederland en dienen op het BTW Aangifte formulier te worden vermeld als een binnenlandse levering.
Voor het registreren van de Afstandsverkopen boven het drempelbedrag en de Installatieverkopen dienen de BTW nummers te voldoen aan:

De BTW nummers beginnen met AV. Voor * kunnen willekeurige cijfers, letters en andere tekens worden ingevuld. Voor het totaal aantal cijfers en letters geldt een maximum van 15. Voorbeeld: AV-23(4)V is geldig en wordt verwerkt als AV234V. AV-123.45.6B01 is eveneens geldig en wordt verwerkt als AV123456B01.

Binnenlandse transacties
Transacties waarbij tevens een bedrag aan BTW wordt geboekt worden altijd behandeld als zijnde een binnenlandse transacties onafhankelijk van het opgegeven BTW nummer. Voor het registreren van binnenlandse transacties waarbij geen bedrag aan BTW is geboekt (belast met 0%) dienen de BTW nummers te voldoen aan:

De BTW nummers beginnen met NL of zijn blanco. Voor * kunnen willekeurige cijfers, letters en andere tekens worden ingevuld waarbij het laatste teken geen V is. Voor het totaal aantal cijfers en letters geldt een maximum van 15. Voorbeeld: NL is geldig evenals NL-23(4)X welke wordt verwerkt als NL234X. NL-123.45.6B01 is eveneens geldig en wordt verwerkt als NL123456B01.

Leveringen naar of verwervingen uit landen buiten de EU
Voor het registreren van leveringen/verwervingen van goederen naar/uit landen buiten de EU dient het BTW nummer te voldaan aan:

Voor leveringen naar landen buiten de EU (3a uitvoer) of voor leveringen uit landen buiten de EU (4a invoer) wordt aanbevolen om voor het BTW-nummer BTL in te vullen.

Diensten verricht/afgenomen in/uit landen buiten de EU
Voor het registreren van diensten in/uit landen buiten de EU dient het BTW nummer te voldaan aan::

Diensten verricht in landen buiten de EU worden niet in de aangifte vermeld. Diensten afgenomen uit landen buiten de EU worden ingevuld bij 4a tegelijk met de intracommunautaire verwervingen.

Transacties onder toepassing van de Margeregeling (volgens globalisatie methode)
Het registreren van transacties waarbij de margeregeling van toepassing is, is onafhankelijk van het gebruik van BTW nummers. Het toepassen van de margeregeling is gebaseerd op mutaties op rekeningen uit de rubrieken Inkoop Marge en Verkoop Marge. Deze rubrieken dienen voor dit doel gereserveerd te worden via: Mate|Aangifte|Algemeen:Rekeningnummers. Hierbij worden alle, met uitzondering van de via memoriaal verwerkte mutaties betrokken. Indien in een slip met eenzelfde stuknummer tevens op één van de BTW rekeningen wordt geboekt dan wordt de transactie opgevat als zijnde een gewone binnenlandse transactie. Het maakt hierbij geen verschil of de mutaties met de hand worden ingevoerd of geautomatiseerd via Order/Invoice of BuyIT/Supply. Indien m.b.v. Order/Invoice of BuyIt/Supply de margeregeling wordt toegepast dienen één of meer Omzetgroepen te worden geopend via: Order|Onderhoud|Omzetgroep of BuyIt|Onderhoud|Omzetgroep. Voor deze Omzetgroepen dient het Nultarief ingesteld te worden en voor de omzet- en kostenrekeningen uitsluitend rekeningen uit resp. de gereserveerde rubrieken: Verkoop en Inkoop Marge. Naar welke omzet- of kostenrekening (NLD, EUR of BTL) wordt doorgeboekt, wordt bepaald door het BTW-nummer. Bij het invoeren van documenten zoals orders, facturen en bestellingen waarop de marge regeling van toepassing is, dient uitsluitend gebruik gemaakt te worden van Notaposten die in één van de marge Omzetgroepen valt. Indien een onbelaste uitgaande nota (handmatig of geautomatiseerd via Order/Invoice) gedeeltelijk wordt geboekt op de rubriek Verkoop Marge en gedeeltijk op een andere Omzet rubriek dan wordt deze factuur op de BTW Aangifte gedeeltelijk verwerkt onder de margeregeling (en bij positieve marge aangegeven bij 1a) en gedeeltelijk onder Omzet 0% 1e.